يقدم لك موَقع اقرأ موَضوَعًا يتضمنْ عينة منْ رسالة هاتفية وَاردة، وَنموَذج سجل المكالمات الهاتفية، وَنموَذج مذكرة هاتفية، وَأنوَاع أجهزة الاتصال الهاتفي، وَالقوَاعد الأساسية للرد على المكالمات الهاتفية، وَمفهوَم الاتصالات الهاتفية، التعامل مع المكالمات الهاتفية وَأهمية المكالمات الهاتفية، لذا يرجى متنا على موَسوَعة اقرأ لمزيد منْ التفاصيل نتمنْى أن تنال إعجابكم.

قالب المسجات الهاتفية الوَاردة

هنا في مقالنا، هذه عينة منْ رسالة هاتفية وَاردة، وَللاتصال الهاتفي هناك قوَاعد وَفنوَن يجب أن تعرفها السكرتيرة منْ أجل أداء وَظيفتها بشكل صحيح وَتحقيق رضا مديريها الداخليين وَموَظفي التوَصيل بالمنْشأة، وَكذلك منْ السهل جدًا الحكم على أي منْشأة منْ خلال مستوَى التميز في خدماتها منْ خلال التعاملات الهاتفية معها، وَيتم إعادتها إلى المكتب أوَ المنْشأة وَيجب على السكرتير معالجتها وَفقًا لما يلي

  • تأكد منْ الاستجابة بسرعة وَعدم السماح للهاتف بالرنين عندما تسمعه أكثر منْ ثلاث مرات.
  • يرغب السكرتير في تحديد هوَيته وَاسم المنْشأة التي يعمل بها. على سبيل المثال، السلام عليكم، شركة Hadico Transport، مكتب المدير العام عادل بالنسبة لك في أي خدمة.
  • يجب أن تكوَن مستمعًا جيدًا وَتركز على ما يقوَله المتصل، وَامنْح المتصل وَقتًا كافيًا لتقديم عرضك وَتأكد منْ جميع النقاط التي تم طرحها عليك، وَتوَضيح منْ المتصل إذا كان لديك أي غموَض أوَ سوَء فهم بشأن المعلوَمات المذكوَرة. لك.
  • أن يحرص السكرتير على عدم مقاطعة المتحدث، ليقترح على المتصل أنه ي وَيستمع، وَكأنه يقوَل كلمة نعم بَيّنَ الحين وَالآخر.
  • أن نكوَن دقيقين في جمع المعلوَمات وَالبيانات منْ المتصل.
  • إتقان القدرة على تدوَين الملاحظات وَالمسجات منْ المتصل وَالاهتمام بها.

عينة

رسالة هاتفية اليوَم ………………………………………………. ……. تاريخ الوَقت ………………………………………… التاريخ عندما كنت بالخارج لماذا كنت بالخارج السيد …………………………………………………………… ……. …………………………………………… السيد هاتف ……………………………………………………………………………………………… … ……… ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………. منْ الهاتف … ……………… …………………………………………………………………………………………………………………………………………… … ……………………………… ………………………………………………………………………………………………………………………… … …………… ………………………… ………………………… رسالة ……………………………………………………………………………… … ……………………………………… ……………………………………………………………………………………………………………… ……… ………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………… ……………… ………………………………………………………………………………………………………………………… ………………………… ………………

نموَذج سجل المكالمات الهاتفية

نموَذج المسجات الهاتفية الوَاردة ما يلي في هذه الفقرة هوَ نموَذج لسجل مكالمة هاتفية كملف جاهز للتنزيل

نموَذج ملاحظة الهاتف

مثال على المسجات الهاتفية الوَاردة المذكرة الهاتفية هي أحد أشكال الملاحظات القصيرة، يكتسب الطالب القدرة على تدوَين المعلوَمات المتعلقة بالملاحظة الهاتفية / جعل الطالب معتادًا على إتقان القدرة على التركيز وَالاستماع لجمع المعلوَمات المطلوَبة منْ الملاحظات الهاتفية النشاط ملاحظة الهاتف هي طريقة للملاحظات القصيرة لتصميم هذه الملاحظة، إليك نموَذج لملاحظة هاتفية

أنوَاع الأجهزة الهاتفية

نموَذج المسجات الهاتفية الوَاردة يلعب الاتصال الهاتفي دوَرًا مهمًا في تسهيل الاتصال السريع بَيّنَ الجهات الرسمية وَإداراتها وَفروَعها، وَبَيّنَها وَبَيّنَ الموَاطنين.

  • يجب على السكرتير القضاء على جميع العوَامل التي تؤثر على سمع المتحدث، مثل الضوَضاء الصادرة عن راديوَ الصوَت وَالفيديوَ، وَالمحادثات مع الزملاء في المكتب، أوَ حتى صوَت بعض الأجهزة التي يشيع استخدامها في المكاتب، مثل آلة التصوَير، وَجهاز الفاكس، الطابعة. ، وَ هكذا.
  • في حالة وَجوَد أكثر منْ هاتف في المكتب وَكان السكرتير مشغوَلاً على الهاتف وَوَردت مكالمة أخرى، تأكد منْ طلب الإذن منْ المتحدث الأوَل للرد على الهاتف الثاني، مثل، أنا آسف عزيزتي الهاتف الآخر يرن هل يمكنني أن أجعلك تنتظر قليلاً؟ وَتأكد منْ عدم إبقائه ينتظر وَقتًا طوَيلاً عند الرد على الهاتف الثاني، وَإخبار المتحدث الثاني مباشرة في بداية المحادثة. محادثة تنتظر قليلاً أثناء محادثة مع الهاتف الأوَل، وَتكوَن مهذبًا، مثل، السلام عليكم، أنا في مكالمة على الهاتف الثاني، هل يمكنني أن أجعلك تنتظر قليلاً؟ وَلا تنسَ العوَدة بمكالمتك الأوَلى، وَشكرهم على الانتظار وَالتفكير في حالة الشخص الذي تتحدث إليه.
  • يجب على السكرتير الحرص على عدم الانتظار أكثر منْ دقيقة، وَإذا كان الانتظار يحتاج إلى وَقت طوَيل، مثل البحث عن معلوَمات محددة يستغرق وَقتًا طوَيلاً، فعليه توَضيح الأمر مع المتحدث، أوَ أخذ رقمه وَالاتصال به لاحقًا.
  • يجب أن تتأكد السكرتيرة دائمًا منْ استعداد مديرها لتلقي المكالمة منْ خلال معرفة اسم المتصل بلباقة وَأدب وَوَضعه قيد الانتظار، ثم تقوَم السكرتيرة بإبلاغ مديرها باسم المتصل لمعرفة ما إذا كنت تريد تلقي المكالمة أم لا.
  • إذا رغب المدير في ذلك، يعوَد السكرتير إلى المتصل وَيشكره على الانتظار وَيعيد توَجيه مكالمته. في حالة عدم رغبة مديرك في الرد على المكالمة، فإنك تعتذر بلباقة للمتصل عن عدم قدرة المدير على الرد على المكالمة في هذا الوَقت وَالقيام بوَاجبك كسكرتير لتسجيل المكالمة في سجل المكالمات الوَاردة، مع استكمال معلوَمات المتصل مثل الاسم وَرقم الهاتف وَسبب المكالمة … الخ.

القوَاعد الأساسية للرد على المكالمات الهاتفية

القوَاعد الأساسية للرد على المكالمات الهاتفية

  • ارفع السماعة خلال ثلاث حلقات كحد أقصى.
  • تحية المتصل.
  • قل اسمك.
  • اسأل العميل عما إذا كان بحاجة إلى خدماتك.
  • انتظر في الطابوَر.
  • تحوَيل المكالمة.
  • إنهاء المكالمة.
  • الحصوَل على معلوَمات منْ المتحدث.
  • تسجيل المعلوَمات.

مفهوَم المهاتفة

كلمة اتصال مشتقة منْ الكلمة اللاتينية communis، وَالتي تعني مشاركة الرأي أوَ الحديث أوَ النصيحة أوَ القرار.

  • ال أوَ ال هوَ وَصوَل فكرة أوَ كلمة أوَ مَعنَّى أوَ شعوَر منْ شخص إلى آخر، وَيعتبر أن الشخص أكثر قدرة على ال وَالقدرة على التحدث وَالتحدث وَلديه حوَاس تجعل ذلك ممكنًا.
  • إن تأثير الكلام وَالتروَيج له تأثير كبير على نقل الأفكار وَالمشاعر وَالثقافات منْ بلد أوَ مؤسسة إلى أخرى.
  • نظرا لتدفق المعلوَمات وَالحجم الكبير للمعرفة، كان منْ الضروَري إيجاد وَسائل وَمهارات معينة للاتصال لتوَفير الوَقت وَالجهد وَالمال كذلك وَالاستفادة منْ تجارب الآخرين، باعتبار أن عملية الاتصال هي عملية مستمرة بَيّنَ كل البشر، لأن الإنسان لا يعيش بمفرده.

التعامل مع المكالمات الهاتفية

  • إعداد دليل بأرقام الهوَاتف وَالعناوَين.
  • استقبال المكالمات الهاتفية الوَاردة.
  • تعرف على المتصل وَالغرض منْ جهة الاتصال الخاصة بك.
  • تحوَيل الاتصال إلى السلطة المختصة.
  • قم بإجراء الاتصالات للمدير.
  • سجل المكالمات الهاتفية وَالغرض منْها للمدير.

أهمية المكالمات الهاتفية

  • وَبحسب موَقع ساينس ديلي، فإن بحثًا جديدًا منْ جامعة تكساس في الوَلايات المتحدة أشار إلى أن الناس غالبًا ما يختاروَن إرسال مسجات بريد إلكتروَني أوَ مسجات نصية، على الرغم منْ حقيقة أن المكالمات الهاتفية تؤدي إلى الشعوَر بالاتصال في ذلك الوَقت.
  • قال المؤلف المشارك في الدراسة أميت كوَمار اختار الناس الكتابة لأنهم اعتقدوَا أن المكالمة الهاتفية ستكوَن أكثر صعوَبة، لكنهم كانوَا مخطئين. يشعر الناس أنهم أكثر ارتباطًا منْ خلال وَسائل الإعلام التي تعتمد على الصوَت، لكنهم قلقوَن بشأن الخزي. . مما يدفعهم نحوَ ال القائم على النص . نقل.